Ситуация: заказы поступают в систему до16.00, в 16.30 появляются маршруты. Надо искать машины, а ТК к 14.00 уже пристроили свои машины на доставку на следующий день или выставляют двойной тариф на доставку...
Ключевая проблема в том, что логистика получает данные уже после того, как рынок перевозок сформировался. Это классический случай, когда проблема начинается не в отделе перевозок, а на этапе планирования продаж и заказов . Ниже — детальный план изменений.
1. Главный приоритет: изменить процесс работы с заказами
Продажи должны предоставлять данные для планирования до 10.00 если сборные грузы, до 14.00, если доставка в ФС,.....до 16:00 по Москве, а не доставлять их логистике "как есть".
Что делать в продажах и коммерческой службе:
Ввести жесткий дедлайн по подтверждению объемов. Финальные данные по заказам на следующий день должны быть переданы в логистику, до 14:00 . Это создает временной буфер для планирования.
Ввести правило "Поздний заказ = Дорогая доставка". Любой заказ, поступивший после дедлайна, автоматически меняет условия доставки. Вместо стандартного тарифа применяется отдельная, повышенная ставка за срочное привлечение транспорта . Это дисциплинирует продавцов и клиентов.
Установить единый шаблон заявки. Продажи должны передавать строго структурированные данные: точный вес, объем (м³), количество паллет, адреса доставки. Это исключает планирование "на глаз" .
Не обещать клиенту то, что нельзя гарантировать. Если заказ поступает после 16:00, система должна показывать дату доставки на день позже. Если продавец хочет сохранить срочность, он согласовывает это с клиентом и логистикой .
Что менять в логистике:
Сместить время планирования. Если раньше вы начинали искать машины в 16:30, теперь к этому моменту у вас должны быть предварительные данные (бронирование транспорта на основе прогнозов).
Ввести практику предварительного бронирования (Стратегический выбор). Не искать машины на рынке в последний момент, а заключать договоры с ключевыми перевозчиками на регулярные рейсы . Это дает гарантированный объем и фиксированную цену.
Разработать систему консолидации заказов. Если заказы приходят до 16:00, логистика может объединять их по маршрутам, чтобы загружать одну машину вместо двух-трех. Это снижает стоимость перевозки на 28–36% .
2. Что конкретно нужно внедрить (Дорожная карта)
Чтобы перестать переплачивать, нужно внедрить системные меры, а не искать "дешевого" перевозчика.
Шаг 1: Изменить регламент (Стандарты работы)
Создайте документ (Регламент), где четко пропишите:
Временные интервалы:
14:00 — Продажи передают логистике финальные заказы на завтра.
16:00 — Логистика ставит задачи перевозчикам. Транспортная компания получает четкий план и успевает найти машины по обычной цене .
Правило "Тишина": После 16:00 изменения в заказе возможны только с согласия логистики и по отдельному тарифу .
Ответственность: Кто принимает решение о срочной доставке? Этот человек должен подписывать бюджет на дополнительную машину.
Шаг 2: Изменить модель работы с перевозчиками
Если вы ищете машины вечером, вы всегда будете переплачивать, так как у перевозчиков уже нет свободного транспорта.
Перейти на стратегический контракт, а не спотовые закупки. Заключите договор с 1-2 транспортными компаниями на фиксированный объем перевозок. ТК выделит под вас машины, зная, что у нее будет стабильная загрузка .
Ввести гарантированный минимум (Commitment). В обмен на низкую ставку, вы гарантируете перевозчику определенный объем заказов в неделю.
Использовать принцип "Двухэтапного отбора": Стратегический этап (выбор партнеров на месяц/квартал) и оперативный этап (распределение заказов среди этих партнеров). Это дает предсказуемость .
Шаг 3: Работа с данными и прогнозированием
Анализируйте, откуда берутся "поздние" заказы.
Внедрить KPI для продаж: % заказов, переданных после дедлайна. Показывать, сколько денег компания теряет из-за этого.
Использовать прогнозы: Если вы знаете, что по вторникам обычно много заказов, зарезервируйте дополнительный транспорт заранее, независимо от того, подтверждены ли заказы .
Уведомления: Настройте автоматические оповещения. Если логист в 16:00 не получил данные — он отправляет предупреждение руководителю продаж.
3. Ваша выгода от этих изменений
Что меняется / Какой результат
Жесткий дедлайн 16:00 для заказов
Машины ищутся в рынке, пока есть выбор. Исчезает "паника" и простои .
Консолидация заказов (сборка в один маршрут)
Снижение стоимости доставки на 15–35% за счет загрузки 1 машины вместо 3-х .
Стратегический контракт с ТК
Перевозчик гарантирует ставку на 20–30% ниже "вечернего" спотового тарифа .
Правило "Поздний заказ = Двойной тариф"
Продажи начинают приносить заявки вовремя. Компания перестает терять маржинальность .
Планирование маршрутов за 2 часа (14:00–16:00)
Транспорт используется максимально эффективно. Уходит переплата за "пустые" полупустые фуры.
4. План действий на завтра
Собрать совещание с руководителем продаж и объяснить связь: "Чем позже заказ, тем дороже машина. Это съедает вашу прибыль".
Объявить дедлайн 14:00 для предоставления заказов на следующий день. (Это даст логистике 2 часа на анализ).
Разработать штрафную сетку для внутренних продавцов или доп. соглашение с клиентами (за срочность — доплата).
Начать переговоры с ключевыми ТК о фиксированных ставках на регулярные маршруты, а не разовых заявках.